Ohjelmistot tehostavat työmaiden seurantaa

Nykyaikaisilla mobiilisovelluksilla töiden hallinta voidaan hoitaa reaaliaikaisen tehokkaasti suoraan työmaalla. Kuva Evelia oy.
Nykyaikaisilla mobiilisovelluksilla töiden hallinta voidaan hoitaa reaaliaikaisen tehokkaasti suoraan työmaalla. Kuva Evelia oy.

Digitaaliset työkalut ovat löytäneet paikkansa työmailla, mutta monissa työvaiheissa ja prosesseissa ohjelmistoja voisi hyödyntää ohjelmistotoimittajien mukaan paljon nykyistä enemmänkin.

Aalto-yliopiston viime vuoden lopulla valmistuneessa ”Hukka LVI- ja sähkötöissä” -tutkimuksessa selvitettiin myös digitaalisten työkalujen hyödyntämistä työmailla. Tutkimukseen osallistuneet talotekniikka-alan ammattilaiset katsoivat, että ohjelmistot helpottavat erityisesti suunnitelmien tutkimista työmailla ja tehostavat työmaiden viestintää. Kyselyn vastaajat suhtautuvat digitaalisten työkalujen hyödyntämiseen pääasiassa positiivisesti, mutta 14 % vastaajista koki, että teknologiaa on käytössä jo liikaakin.

Haastateltavat pitivät yleisesti käytettäviä pikaviestintäsovelluksia toimivina viestintäkanavina myös työkäytössä. Esimerkiksi WhatsAppin käyttöön liittyy kuitenkin myös monia ongelmia, kuten viestiketjujen venyminen helposti liian pitkiksi. Ihmisten omissa puhelimissa olevat tiedot eivät myöskään jää talteen projektin yhteiseen dokumentaatioon. Oy Mercus Sofware ltd:n toimitusjohtaja Valeri Tiikin mukaan tämä on ratkaisevan tärkeää projektin sujuvuuden varmistamiseksi.

– Meidän työmaalle tarkoitettu Broker Site Manager Mobiili -ohjelmamme on suunniteltu toimimaan työnohjauksen, työaikakirjausten sekä työmaaviestinnän välineenä niin, että kaikki sillä tehtävät kirjaukset ja kommentit liitetään reaaliaikaisesti osaksi projektin dokumentaatiota, Tiik sanoo.

SoftOne oy:n toimitusjohtaja Jarmo Hiltusen mukaan työmaiden tehokkuutta olisi helppo parantaa keskittämällä työmaan viestintä yhteiseen toiminnanohjausjärjestelmään.

– Meillä kaikki viestit ja dokumentit myös tallentuvat ERP-ohjelmistomme viestintämoduuliin, joten tiedot löytyvät tietokannasta myös jälkeenpäin, Hiltunen sanoo.

Työajanseuranta koetaan häiritseväksi

Reilu kolmasosa vastaajista koki digitaalisten työkalujen tuovan tarpeettoman paljon häiriötekijöitä varsinaiseen työntekoon. Eniten näppylöitä vastaajissa aiheutti työajan- ja työnhallintaan liittyvien ohjelmistojen käyttö. Turkulaisen Evelia oy:n markkinointipäällikkö Janette Murron ja toimitusjohtaja Juha Saarikosken mukaan tässä kyse voi olla pitkälti tottumuksista.

– Joskus vastarintaa uuden opettelulle voi syntyä myös huonoista aiemmista kokemuksista, mikäli esimerkiksi vanhan ohjelmiston käyttöönotossa on epäonnistuttu. On kuitenkin selvää, että kirjauksien sähköistäminen tehostaa ja tarkentaa toimintaa. Meidän Evelia.work -mobiilisovelluksemme on kehitetty erityisesti työmaakäyttöön helpottamaan tarvikkeiden kirjaamista, työajan seurantaa ja viestintää, Murto ja Saarikoski kertovat.

Kännykät syrjäyttivät tabletit

Hukka LVI- ja sähkötöissä -tutkimuksen vastaajista 96,6 % kertoi käyttävänsä älypuhelimia työtehtävien hoitamiseen ja valmisteluun. Tabletteja käytti usein vain 13,7 % vastaajista, mutta 56,2 % ei käyttänyt niitä lainkaan. Kannettavia tietokoneita työmailla käytti 19,7 % vastaajista. Asentajilla kannettavia tietokoneita on käytössä selvästi harvemmin kuin työnjohdolla.

Pajadata oy:n myyntijohtaja Santeri Pohjolan mukaan sovelluksen käyttöliittymän toimivuus on ratkaisevan tärkeää positiivisen käyttäjäkokemuksen luomiseksi.

– Tutkimuksen vastaajat kokivat työryhmien ohjauksen ja työstä keskustelun hyödylliseksi, mutta samaan aikaan tähän kiinteästi liittyvällä ajan- ja tehtävienhallinnalla oli eniten vastustusta, joten kyse on mitä todennäköisimmin ohjelmistojen käytettävyysongelmasta. Tästä syystä me olemme halunneet panostaa Entré-mobiilisovelluksemme työmääräimen ja tarkastuslistojen käytettävyyteen. Ohjelmia puhelimella käytettäessä mobiiliapplikaatioiden käytettävyys on yleensä aivan eri tasoa kuin selainkäyttöliittymillä, Pohjola sanoo.

”Mobiiliapplikaatioiden käytettävyys on yleensä aivan eri tasoa kuin selainkäyttöliittymillä.

Tarvikemenekki tarkempaan seurantaan

Digitaalisessa muodossa olevien tehtäväluetteloiden ja määrä- ja materiaalistausten käyttö on työmailla vielä suhteellisen vähäistä. Admicom Finland oy:n markkinointijohtaja Jenni Renko suosittelee, että urakoitsijat tutustuisivat materiaalivirran seurannan ja työmaatiedon hyödyntämisen tarjolla oleviin mahdollisuuksiin.

– Laskuttamattomat tarvikkeet voivat tehdä ison loven yrityksen tulokseen. Adminetillä kaikki työmaalle menevät tarvikkeet saadaan kirjattua kätevästi oikealle työlle. Samalla varmistetaan kaikkien työmaalle menevien tarvikkeiden laskutus ja minimoidaan hävikkiä. Kerran ohjelmistoon syötettyä tietoa päästään hyödyntämään samalla laskutuksessa, projektin seurannassa ja kirjanpidossa asti, Renko sanoo.

Pajadatan Santeri Pohjola kannustaa kaikkia tutustumaan uusien ohjelmistojen tarjoamiin mahdollisuuksiin.

– Esimerkiksi pidemmissä projekteissa dokumenttien hallintaan käytettävän sähköisen työmaapäiväkirjan hyödyntäminen on erittäin suositeltavaa. Ylläpito- ja huoltotehtävissä kannattaa puolestaan käyttää sähköisiä kohdekortteja, joiden avulla kohteelle luodaan sähköinen huoltohistoria. Kohteen kuvien ja dokumenttien löytyminen helposti yhdestä paikasta palvelee sekä tilaajaa että palveluntarjoajaa, Pohjola sanoo.

Tietosisältöjä tietomalleihin

Aalto-yliopistossa viime vuonna tehdyssä ”Taloteknisten järjestelmien rooli rakennushankkeen prosessissa” -tutkimuksessa perehdyttiin tietomallinnuksen hyödyntämiseen työmailla. Tutkimushankkeen kyselyyn vastanneiden talotekniikka-alan asiantuntijoiden mukaan tietomalleja hyödynnetään työmailla tällä hetkellä pääasiassa asennuspaikkojen visuaaliseen hahmottamiseen.

Sen sijaat asennustapojen toteutettavuuden ja teknisten ratkaisuiden paikkaansa pitävyyden tarkastaminen ei onnistu läheskään aina vastaajien toivomalla tarkkuudella ja luotettavuuden asteella. Myös suuri osa mallinnuksen muista mahdollisuuksista, kuten tarviketietojen lisääminen malleihin ja mallien käyttö työvaiheiden edistymisen seurannassa, jäävät yhä hyödyntämättä.

Congrid oy:n Sales & Customer Success Manager Tuomas Jääskeläisen mukaan tietosisältöjen hyödyntämisessä mennään kuitenkin jatkuvasti eteenpäin.

– Tietosisällön hyödyntäminen tulee yleistymään kansallisten tietomallinnusstandardien edistyessä. Suurissa KVR-hankkeissa ja muissa urakoitsijavetoisissa hankkeissa urakoitsija pääsee vaikuttamaan suunnitteluun enemmän ja täten tietomalli voi sisältää enemmän sen monipuoliseen hyödyntämiseen tarvittavia parametreja, Jääskeläinen sanoo.

Toinen ongelma on, ettei tietomallien tietoja yleensä päivitetä työmailla, joten suunnitelmiin työmaalla tehdyt poikkeamat eivät päädy automaattisesti kohteen loppudokumentaatioon. Mercus Softwaren Valeri Tiikin mukaan tietomallien käytön vakiintumattomuus näkyy myös siinä, että pienet yksityiskohdat jäävät helposti mallintamatta.

– Erityisen arvokkaaksi tietomallin hyödyntäminen muuttuu siinä vaiheessa, kun sen sisältö päivittyy jatkuvasti ja malli yhdistetään kiinteistön elinkaariajatteluun. Tällöin tietomalli on toimiva työkalu myös huolto- ja kunnossapitopalveluiden eri osapuolille, Tiik sanoo.

Mikko Arvinen, teksti